RPA是什麼?RPA與DPA的差別?各有哪些使用情境?
Jul 22 ,2024

「RPA」、「機器人流程自動化」是許多企業想把繁複流程自動化時,第一個想到的關鍵詞。

然而,在查詢資料的過程中,您可能會看到各種自動化的選項,包含機器人流程自動化(Robotic Process Automation)與數位流程自動化(Digital Process Automation)。企業持續尋求各種方法來提升效率和降低成本,那RPA與DPA的差異是什麼?應用情境又有什麼不同?本文詳細比較RPA與DPA的主要功能與優勢,並介紹各自的使用情境。幫助企業選擇正確的自動化軟體與類別。


RPA

RPA(機器人流程自動化,Robotic Process Automation),又可以理解為「桌面流程自動化」。

其技術原理是,以軟體紀錄人類使用者在電腦上操作不同系統的步驟,並且重複執行。

你可以將這種基於UI使用者介面的方法想像成:一個虛擬的機器員工坐在電腦前,模擬人類,依照公司的業務邏輯,用更快的速度,精準、不間斷地操作滑鼠和鍵盤,自動完成各種業務流程。


適合的應用情境

許多企業仍然依賴舊版的地端系統完成部分工作,而RPA正是適合在不同的、無法互聯的系統間交換數據和處理事務。

RPA 的特色是:適用於大量、重複且不需要人工判斷的任務。


例如,重複執行的線上訂單處理、價格變動追蹤、網頁和桌面應用程式中的表單填寫、備份創建以及檔案轉換等工作,都可以通過RPA 自動化完成。RPA的應用情境廣泛,從專業的程式迴圈流程到系統層面,包括命令提示字元指令的執行,以及基礎的檔案移動、複製和刪除等操作,都能夠透過RPA進行排程自動化執行。


然而,使用RPA紀錄、重複操作電腦的步驟必須注意一點:在畫面發生變更時,例如系統更新或改版,就會導致自動化工作被中斷。



DPA

DPA(數位流程自動化,Digital Process Automation),即為「雲端流程自動化」。


其採取的方式為API(Application Programming Interface)串接,透過各種雲端應用程式的API連接器,自動化不同系統間的任務,如同步文件,接收通知,收集數據等。與RPA不同,DPA較不容易受到系統改版的影響,軟體廠商會努力避免做出破壞現有 API 規則運作方式的變更,確保DPA雲端自動流能夠運行無礙。


優勢

DPA專注於整體流程的優化和自動化。透過DPA的統一平台,使用者可快速整合多種技術(如AI、機器學習和數據分析),來打通現有業務系統,整合散落在各個系統當中的數據和工作項目,優化資訊的流動、並確保無縫的協作流程。



企業如何選擇:RPA 還是 DPA?

為了實現完整、複雜的端到端自動化,在大部分的專案中,通常是同時採用RPA與DPA兩種方法的。


主要以DPA設定大部分的自動化工作,而若是不支援API串接的地端系統,就以RPA來串接新舊系統之間的數據交換。

Microsoft Power Automate就是一個很好的橋樑。這個低程式語言(low code)的自動化工具同時具備RPA與DPA的功能,可以在地端系統,與有API的雲端應用程式間自動執行任務,並且,它支援超過1000個應用程式的API串接,從而能夠構建、調整繁瑣的工作流程,賦予組織更多敏捷性。


運用Power Automate自動化的例子


設定自動通知

例如,當組織內有新的潛在客戶紀錄被建立,可以運用Power Platform與Outlook的API串接,自動發送提醒郵件給負責人。


自動化文件管理

當您將文件上傳到OneDrive時,可以設定Power Automate自動分類和標籤文件。例如,根據文件的內容或標題自動將其歸檔到相應的文件夾,並添加適當的標籤,方便未來檢索和管理。


簡化內部審批流程

透過Power Automate,可以將紙本的審批流程數位化。例如,當員工提交報銷申請表單至SharePoint後,自動觸發審批流程,將申請傳送給相關主管進行審批。主管可以在Teams中快速審批並留下意見,最後,系統化自動將審批結果和報銷金額更新到員工的個人檔案中。


優化跨部門協作

進行線上會議時,使用Power Automate自動化流程,可以在會議結束後,自動將會議錄音、會議紀錄以及重點事項傳送至OneNote或SharePoint。同時,還可以根據會議內容自動生成待辦事項並分配給相關人員,確保會議結論得到有效跟進。


結語

了解 RPA(機器人流程自動化)和 DPA(數位流程自動化)的差異和應用情境固然重要,但更為關鍵的是,必須深入分析當前的業務流程。

要真正實現端到端的流程優化,需要分析當前的工作流程與方式,包括角色、輸入、輸出、決策點等。然後重新設計整個過程,將任何低效率、冗餘和不必要的步驟刪除,並選用適合的自動化模式,再整合其他技術,如IDP 智慧文件處理或是AI,以最大限度地發揮自動化的優勢。



希望將企業的繁複流程自動化嗎?在這樣的過程中,專業技術顧問的協助是不可或缺的。

歡迎了解瀚資資訊Power Automate自動化服務,我們的專業顧問會協助您分析與拆解工作流程,並根據您的具體需求,提供您最適合的解決方案。


「RPA」、「機器人流程自動化」是許多企業想把繁複流程自動化時,第一個想到的關鍵詞。

然而,在查詢資料的過程中,您可能會看到各種自動化的選項,包含機器人流程自動化(Robotic Process Automation)與數位流程自動化(Digital Process Automation)。企業持續尋求各種方法來提升效率和降低成本,那RPA與DPA的差異是什麼?應用情境又有什麼不同?本文詳細比較RPA與DPA的主要功能與優勢,並介紹各自的使用情境。幫助企業選擇正確的自動化軟體與類別。


RPA

RPA(機器人流程自動化,Robotic Process Automation),又可以理解為「桌面流程自動化」。

其技術原理是,以軟體紀錄人類使用者在電腦上操作不同系統的步驟,並且重複執行。

你可以將這種基於UI使用者介面的方法想像成:一個虛擬的機器員工坐在電腦前,模擬人類,依照公司的業務邏輯,用更快的速度,精準、不間斷地操作滑鼠和鍵盤,自動完成各種業務流程。


適合的應用情境

許多企業仍然依賴舊版的地端系統完成部分工作,而RPA正是適合在不同的、無法互聯的系統間交換數據和處理事務。

RPA 的特色是:適用於大量、重複且不需要人工判斷的任務。


例如,重複執行的線上訂單處理、價格變動追蹤、網頁和桌面應用程式中的表單填寫、備份創建以及檔案轉換等工作,都可以通過RPA 自動化完成。RPA的應用情境廣泛,從專業的程式迴圈流程到系統層面,包括命令提示字元指令的執行,以及基礎的檔案移動、複製和刪除等操作,都能夠透過RPA進行排程自動化執行。


然而,使用RPA紀錄、重複操作電腦的步驟必須注意一點:在畫面發生變更時,例如系統更新或改版,就會導致自動化工作被中斷。



DPA

DPA(數位流程自動化,Digital Process Automation),即為「雲端流程自動化」。


其採取的方式為API(Application Programming Interface)串接,透過各種雲端應用程式的API連接器,自動化不同系統間的任務,如同步文件,接收通知,收集數據等。與RPA不同,DPA較不容易受到系統改版的影響,軟體廠商會努力避免做出破壞現有 API 規則運作方式的變更,確保DPA雲端自動流能夠運行無礙。


優勢

DPA專注於整體流程的優化和自動化。透過DPA的統一平台,使用者可快速整合多種技術(如AI、機器學習和數據分析),來打通現有業務系統,整合散落在各個系統當中的數據和工作項目,優化資訊的流動、並確保無縫的協作流程。



企業如何選擇:RPA 還是 DPA?

為了實現完整、複雜的端到端自動化,在大部分的專案中,通常是同時採用RPA與DPA兩種方法的。


主要以DPA設定大部分的自動化工作,而若是不支援API串接的地端系統,就以RPA來串接新舊系統之間的數據交換。

Microsoft Power Automate就是一個很好的橋樑。這個低程式語言(low code)的自動化工具同時具備RPA與DPA的功能,可以在地端系統,與有API的雲端應用程式間自動執行任務,並且,它支援超過1000個應用程式的API串接,從而能夠構建、調整繁瑣的工作流程,賦予組織更多敏捷性。


運用Power Automate自動化的例子


設定自動通知

例如,當組織內有新的潛在客戶紀錄被建立,可以運用Power Platform與Outlook的API串接,自動發送提醒郵件給負責人。


自動化文件管理

當您將文件上傳到OneDrive時,可以設定Power Automate自動分類和標籤文件。例如,根據文件的內容或標題自動將其歸檔到相應的文件夾,並添加適當的標籤,方便未來檢索和管理。


簡化內部審批流程

透過Power Automate,可以將紙本的審批流程數位化。例如,當員工提交報銷申請表單至SharePoint後,自動觸發審批流程,將申請傳送給相關主管進行審批。主管可以在Teams中快速審批並留下意見,最後,系統化自動將審批結果和報銷金額更新到員工的個人檔案中。


優化跨部門協作

進行線上會議時,使用Power Automate自動化流程,可以在會議結束後,自動將會議錄音、會議紀錄以及重點事項傳送至OneNote或SharePoint。同時,還可以根據會議內容自動生成待辦事項並分配給相關人員,確保會議結論得到有效跟進。


結語

了解 RPA(機器人流程自動化)和 DPA(數位流程自動化)的差異和應用情境固然重要,但更為關鍵的是,必須深入分析當前的業務流程。

要真正實現端到端的流程優化,需要分析當前的工作流程與方式,包括角色、輸入、輸出、決策點等。然後重新設計整個過程,將任何低效率、冗餘和不必要的步驟刪除,並選用適合的自動化模式,再整合其他技術,如IDP 智慧文件處理或是AI,以最大限度地發揮自動化的優勢。



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