微軟ERP中，讓你工作效率level up的超級工具
您是否曾經在兩個系統間搬移資料時，不小心錯誤地輸入某些欄位？或者，是否曾在主管簽核後，由於檔名未更改，而混淆新舊版本的文件？這些常見的問題都能通過自動化來解決。今天，我們將與您聊聊「自動化」這個主題，幫助您輕鬆解決上述難題。
麥肯錫研究顯示，在近6成的職業中，有超過30%的工作內容可以被自動化。透過自動化這些重複性任務，您可以大幅加快工作流程，減少人為錯誤，並節省寶貴的時間和資源。更重要的是，自動化讓您可以專注於更具創意和價值的工作，從而提升企業的運營效率和競爭力。
接下來，就讓瀚資資訊帶您了解Dynamics 365 Business Central中內建的自動化工作流有哪些應用情境、如何設定，以及與之整合的Power Automate有哪些更強大的功能，幫助你輕鬆告別繁瑣的日常任務，擁抱更高效、更精準的工作方式！
一、基本版自動化：Dynaimics 365 Business Central 內建的自動化工作流
在Business Central中，本身就有各種內建、能自動觸發的工作流。在系統內幫助您快速完成任務； 並且也提供了針對不同職能和角色設計的自動化工作流模板，讓每個部門和角色都能享受到自動化帶來的便利。例如：
● 財務部門：自動化處理應收應付賬款，生成財務報表，並自動完成對帳過程。
● 銷售部門：自動化處理客戶訂單，生成銷售報告，並自動更新庫存狀態。
二、進階版自動化：Business Central加Power Automate如虎添翼
當您訂閱 Business Central 作為企業 ERP 系統後，將免費獲得 Microsoft Power Automate 的授權。
Power Automate是一個低程式碼的雲端自動化平台，讓您能夠創建自動化流程，並將其與 Business Central 的內部數據無縫連接。即使 Business Central 和 Power Automate 是獨立的工作流程系統，任何在 Power Automate 中創建的簽核工作流程模板都會自動添加到 Business Central 的工作流程列表中。
你也可以直接在Business Central的環境中，創建Power Automate的工作流。
與 Business Central 搭配使用的２大類型 Power Automate 流程
1.自動化流程（無人參與）
自動化流程由「事件」觸發，或在用戶定義的觸發條件上自動運行。
這些觸發條件可以是以下幾種類型：
● 當有新的供應商、客戶、項目相關的核准請求時
● 當有新的總分類帳分錄、批次檔核准請求時
● 當記錄被刪除、更改、創建時
● 當有新的採購文件、銷售文件核准請求時
2.即時流程（手動觸發）
即時流程可以手動觸發，適用於需要在特定情境下手動啟動的任務。您可以在 Business Central 記錄（如客戶、項目或銷售訂單）畫面中的「Automate」操作選單內創建和觸發這些即時流程，並選擇在內部和外部操作資訊（使用整合工具）。
輕鬆處理簽核流程，再也不會迷失在多重附件中
而在自動化流程中，最泛用的是「簽核」流程。以下是常見需要請求簽核的文件類型，在Business Central中皆有建置好的自動流，能幫您輕鬆地處理這些簽核流程。
● 新主數據的核准：例如總帳 (G/L) 帳戶、客戶、供應商或項目的新增。
● 敏感資訊字段的變更：如供應商銀行帳號或客戶信用額度的變更。
● 業務關鍵資訊字段的變更：如項目銷售價格的變更。
● 用戶權限管理：新用戶的添加或用戶權限的變更。
● 採購和銷售文件的審批：包括採購訂單、銷售訂單等。可以進一步將條件設定成：超過某金額的採購訂單就需要經主管簽核。
● 財務日誌：在過帳之前的審批流程。
一、多層級的簽核情境
而若您的企業組織內部的簽核流程為多層級，如下圖所示，需要在第一層主管核准後，再往上呈報的話，Business Central中的自動流同樣可以滿足這樣的需求。
系統可以設定成：當自動流的條件被觸發後，會自動生成一個簽核請求給第一級主管，只有在第一位審核者批准後，檔案才會被傳到第二級主管的收件夾，以此類推。而若第一位審核者不批准，請求將不會繼續下去。這樣的工作流可以根據簽核的性質和要求進行不同的路徑設定，確保每個步驟都獲得適當的審核和批准。
二、多對象的簽核情境
而第二種常見類型，是一個提案需要多位主管皆同意，才能通過審核，在這樣的情況下，Business Central同樣支援，若有任一條件沒有滿足，則在系統內，文件會顯示為審核不通過。
解鎖自動化未來，歡迎諮詢瀚資資訊
看完這些介紹，您是否也想將您的工作流程自動化？如果您希望自行嘗試設定，Microsoft 官方有詳細的教學影片：如何在 Dynamics 365 中設置客戶簽核流程。
如果您的企業有特定的需求，歡迎聯繫瀚資資訊。我們擁有豐富的經驗，曾為一家跨國半導體公司量身定制 Power Automate 自動簽核流程。我們利用 AI 光學辨識與 API 串接技術，設計了一個使用者友善的系統，讓企業主管可以直接在 Outlook 中完成簽核。核准後，系統會自動啟動，將信件中的發票檔案經過自動辨識，轉換成文字欄位，並存入雲端 ERP 系統的資料庫。這不僅簡化了繁瑣的簽核程序，還優化了人工輸入的過程。
透過我們的專業和經驗，幫助您提升業務效率是瀚資的願景。如果您有任何需求，請隨時與我們聯繫，我們將竭誠為您提供量身打造的解決方案。
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